Anunciar que se va a mudar de oficina representa un paso clave en el camino hacia una reubicación sin contratiempos. Sin importar el tamaño de la empresa; PyMES, transnacionales e industriales, deben plantearse cómo establecer una logística robusta amen de sólidos canales de comunicación.

Las razones por las que es imprescindible anunciar a todos los colaboradores y asociados del cambio 

La reubicación de oficinas tiene muchas facetas y, a veces, se puede prestar menos atención de la que merece dicho cambio, sobre todo porque se cree que es algo meramente logístico. Sin embargo, independientemente de si es una empresa que emplea a cien personas o a miles, mudarse de oficina no es algo que pueda comunicarse en un anuncio informal. Representa un cambio organizacional grande con implicaciones enormes para los trabajadores: tiempos de traslado, nueva ubicación, distribución de áreas, estacionamiento, instalaciones, incluso cómo prepararse antes y durante la mudanza. Y para reubicar una oficina con éxito, deben participar todos los miembros de la organización en ese proceso desde el principio.

Si el negocio que está por reubicarse brinda atención a clientes desde esa ubicación; los usuarios deberán estar informados de dicho cambio. Orientarlos a la nueva locación y el traslado de los procesos, son puntos fundamentales en dicha transición. Necesitan saber dónde se encontrarán y cómo podrán contactarlos por el bien de la continuidad del negocio y la mínima interrupción de las operaciones diarias.

Anunciar el cambio también brinda detalles sobre la línea de tiempo en la que se estará contemplando llevar a cabo el traslado. Compartir dichos detalles puede ayudar a garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera ordenada y dé tiempo a los trabajadores y clientes de aclimatarse.

Por ser los iniciadores de la cotidianeidad en las organizaciones, los empleados necesitan tiempo para absorber las noticias y acostumbrarse a cualquier cambio que pueda estar ocurriendo. La forma en que se los anuncie dependerá del tamaño de la organización, pero independientemente de la cantidad o herramientas internas disponibles, la comunicación clara y estratégica es vital desde el principio.

Al respecto, se vale anticipar escenarios. Si para ese punto, lo más probable es que los rumores ya estén circulando; para calmar cualquier preocupación, las cadenas de mensajes deberán hacerse mucho antes de que ocurra el movimiento. La comunicación debe ser clara y concisa, enfocada en detallar hacia dónde se mudará la empresa, la razón detrás de la mudanza y hacia qué área o responsable, los trabajadores pueden dirigirse para expresar sus opiniones o inquietudes adicionales al respecto.

Para armar la campaña de comunicación detrás del cambio de oficina se recomienda que la compañía haga una reunión con todos los jefes de departamento, líderes y gerentes, para informarles con anticipación del cambio, y así pedirles comentarios sobre el proceso. La retroalimentación de esta sesión, aunado al alineamiento de los mensajes clave, solidificará la comunicación a la hora de compartirla con las demás áreas. Si la empresa está utilizando un coordinador de mudanzas o facilites externo, inclúyanlo en las reuniones para organizar todo el proceso. En especial, si se trata de una mudanza que involucre a muchas personas y/o equipos, ellos pueden estar involucrados desde el principio para ayudarle a organizar todo el proceso.

La forma en que lo anuncie dependerá de los recursos disponibles. La mayoría de las empresas comienzan con un aviso interno, ya sea a través de la intranet de la empresa o por correo electrónico, que recibirá cada miembro del personal. Un video mensaje de un gerente senior relevante a nivel local, también puede ser de gran ayuda para reforzar las fechas y procesos que les interesa comunicar entre todos los empleados.

Los mensajes tendrán que programarse con la finalidad de darles tiempo a los trabajadores e involucrados para asimilar la noticia y enfrentar los cambios a corto y mediano plazo. Así mismo, habrá que proporcionarles un medio o canales de comunicación. Si la mudanza es a una oficina en la misma ciudad con mejores instalaciones y un impacto mínimo en sus rutinas, es probable que sea más fácil lograr que los empleados participen. Si la compañía se está mudando a kilómetros de distancia; provocando que el personal actual tenga que movilizarse durante más tiempo o incluso mudarse de casa: la retención de fuerza laboral se verá afectada. Y dicha alteración organizacional tendrá que ejecutarse con mucha anticipación, sobre todo para garantizar el desempeño de la compañía antes y después de la mudanza.

Anunciar el cambio a clientes y contactos comerciales

Si los clientes visitan a menudo la oficina, es obvio que necesitan saber el dónde y por qué se reubica su compañía. Incluso si no los ve cara a cara, es una buena práctica comercial informarles que se están produciendo esta clase de cambios por motivos estratégicos y comerciales.

Si los trabajadores tienen problemas con la reubicación de la oficina, la calidad del trabajo puede disminuir, lo que también puede afectar a los clientes. Estos últimos también necesitan estar seguros de que pueden continuar haciendo negocios con su empresa y que sus intereses no se verán afectados durante el cambio.

Puede ser suficiente con enviar un correo electrónico individual a su base de datos, detallando la fecha de la mudanza, los datos de un contacto de emergencia o suplente y del responsable a quién pueden contactar para obtener más información. De considerarlo necesario, pueden concretar reuniones cara-a-cara con clientes para disipar cualquier inquietud.

Anunciando el cambio de oficinas

Cualquier aviso de mudanza sobre la reubicación de su oficina debe ser lo más detallado posible, especialmente aquel dirigido a los empleados, para disipar cualquier inquietud desde el principio. Este debe informar de manera concisa y detallada:

• La fecha del día de la mudanza de oficina.
• Detalles de la nueva dirección.
• Motivos de la reubicación.
• Principales beneficios del cambio de oficina, por ejemplo, más salas de reuniones y más grandes, mejor cocina, etc.
• Fechas de entrenamientos de mudanza para personal (Crown , por ejemplo, puede crear uno de acuerdo a su cultura y las necesidades de su compañía)
• Sesiones informativas en la nueva sede.
• Cronograma de preparación interna y fecha límite
• Datos de contacto y área responsable.
• Nombre del coordinador de mudanzas (si aplica)
• Mensajes automatizados o externos para informar sobre el cambio de oficina a clientes y proveedores, disponibles para trabajadores.

Elegir la plantilla correcta lo ayudará a crear el anuncio perfecto, independientemente del tamaño y el formato de la mudanza de su oficina. Cada plantilla o recurso interno enfocado en el cambio de oficina, conformará el anuncio de la mudanza a nivel interno.

Canales de comunicación que puede utilizar para reforzar el anuncio de la mudanza

Dada la era digital en la que vivimos, hay múltiples canales disponibles. El sitio web de su empresa, la intranet y el correo electrónico institucional probablemente serán los principales medios de difusión. Adicionalmente, puede considerar un comunicado de prensa y/o una carta escrita al personal y los clientes.

Las redes sociales pueden ser útiles para notificar a las personas que quizás no estén al pendiente de los medios tradicionales. Su organización puede usar sitios como LinkedIn, Instagram y Facebook para hacer un anuncio público, pero también puede usarlos para interactuar con sus trabajadores y el público en general, a través del otorgamiento de actualizaciones periódicas sobre el proceso a medida que se desarrolla.

¿Con cuánta anticipación debería anunciarse el cambio?

El tamaño de su organización podría determinar cuándo debe hacer el anuncio. Si pretende movilizar a muchos empleados y equipos, el proceso podría arrancar meses o incluso un año o más antes de la fecha real del día de la mudanza. El uso de una consultoría calificada en mudanzas de oficina puede ayudarlo a planificar cuándo y cómo debe hacer el anuncio.

Con ellos, hasta podría contar con alguien de la consultoría in situ y de tiempo completo para su organización, justo para entender sus procesos y decidir la mejor manera de proceder, así como el momento ideal para informar a su personal. Independientemente de la forma en que decidan darlo a conocer, el otorgar tiempo suficiente para asimilar el cambio, tras hacer el anuncio, es fundamental para ejecutar la estrategia logística y comunicativa de la reubicación a nivel interno.

Mover una oficina completa, el personal y el equipo, puede ser una experiencia potencialmente estresante si no se maneja bien. Pero un anuncio de mudanza de oficina bien pensado; que tome en cuenta tanto a los empleados como a los clientes, puede garantizar que su reubicación se desarrolle sin problemas.

Obtenga más información sobre cómo hemos ayudado a empresas y clientes a mover su negocio escribiendo a: jespinosa@crownww.com o jnunez@crownww.com