Pocos profesionistas llegan a experimentar y gestionar una mudanza corporativa en su vida. La experiencia es agradable en términos de renovación; pues es notable el cambio de ubicación, la nueva distribución de sus áreas, la apropiación y el uso del espacio.
Esta nueva etapa es, casi siempre, inherente a la satisfacción de una necesidad. Por ejemplo: expansión del corporativo, término del contrato de arrendamiento, adquisición o fusión empresarial, apertura de una nueva localidad. E incluso, a veces hasta conviene para fines tecnológicos o de seguridad, como sucede con plantas de producción o almacenes. Aquí, la trascendencia debe impactar a favor del desempeño de la organización y bienestar de los trabajadores.
Gerente de oficina o facility manager
Una encuesta realizada por E.ON, empresa alemana del sector energético, encontró que el cambio de una oficina es la encomienda más estresante para los gerentes de oficinas o facility managers. En consecuencia, la mayoría de las empresas (un colosal 78%) opta por retrasar movimientos de este tipo y continuar en instalaciones ineficientes, estrechas y costosas; con tal de evitar la tensión que conlleva todo este proceso. Y no es para menos.
En el gerente de oficina recae la óptima transición para todas las áreas, ya que los trabajadores dependen de un cambio eficiente y organizado para poder continuar con su trabajo sin afectaciones; además de una sólida comunicación, previo al traslado, con la finalidad de mitigar cualquier incertidumbre o desorganización entre los colaboradores y sus gerentes.
Por lo anterior, el cambio se empieza con el trazo de un posible plan de mudanza, en donde se determinan las principales preocupaciones, objetivos y tiempos del movimiento. Y conforme el análisis fluye, aspectos como: la asignación de presupuesto, estrategia de comunicación interna y externa, mobiliario, instalaciones, y decoración harán su aparición conforme las etapas de la reubicación sean revisadas.
Presupuesto ¿Cuánto costará su proyecto de reubicación?
Es importante determinar los gastos totales de un cambio de oficinas antes de comenzarlo. Existen costos importantes que pueden estimarse de forma equivocada o incluso pueden ignorarse por completo, simplemente porque no se ha tenido la experiencia previa de un movimiento de esta clase.
Si no se tiene experiencia, y se ambiciona alcanzar múltiples objetivos en lapsos de tiempo justos; lo mejor sería consultarlo con una empresa especializada en reubicaciones, con experiencia en mudanzas corporativas. Sobre todo, porque ellos anticipan adversidades tras dar un recorrido por las instalaciones; así mismo deducen el tiempo y volumen de la mudanza, a partir de la observación del tipo de artículos, mobiliario y ubicación (origen y destino).
4 preguntas claves para deducir los principales retos dentro del presupuesto son:
- ¿Existe algún costo adicional, relativo al deterioro natural o por remodelación, pendiente por cubrir al entregar la oficina?
- ¿Existen artículos especiales o en renta que requieran de un manejo y/o traslado distinto? Esto aplica para la transportación de colecciones de arte, productos químicos, equipo especializado o de grandes dimensiones, hasta el almacenamiento de inmuebles o archivos.
- ¿Cómo ayudar a los colaboradores a prepararse para el día de la mudanza, y cuáles son sus responsabilidades como trabajadores hacia con su equipo de trabajo?
- ¿Existe alguna limitante de acceso o tiempo que afecte el costo de su mudanza?
Este último punto suele ser tan obvio que pasa desapercibido. Para prever cualquier eventualidad siempre hay que verificar los requerimientos de la administración del edificio para la entrega de oficinas (documentación, facturas, etc.) así como los permisos que precisarán los transportes de mudanza para entrar, cargar y descargar. De no contar ellos, más ahora que se trabaja con las restricciones de la contingencia por coronavirus, autoridades viales de la zona podrían censurar o interrumpir el cambio.
